بصرف النظر عن القطاع، فإن الوظائف الإدارية مثل العمليات الحكومية والتمويل والموارد البشرية والمشتريات الإقليمية والدولية والعالمية بالإضافة الى تكنولوجيا المعلومات وغيرها من وحدات الدعم غير الصناعية (التي يتم إدراجها في المحاسبة ضمن إطار المبيعات والنفقات العمومية والإدارية)، تشكّل مجموعة مشتركة من الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف الشركة. وتبعًا للقطاع، فإنها تمثّل أيضًا ما يزيد عن 50٪ من مجمل التكاليف المتعلقة بتلبية طلب العملاء.
وتُعدّ الوظائف الإدارية مجالاً رئيسًا لتنفيذ الادارة الليّنة. ونظرا لان الإدارة الليّنة تنظر إلى القيمة من وجهة نظر العميل، فحقيقة أن 75 – 90٪ من الأنشطة الإدارية لا تضيف أي قيمة، يجعل احتمالية تحقيق وفورات كبيرة من هذه الأنشطة مجالاً محتمل. ولسوء الحظ فإن مخرجات المهام الإدارية كثيرًا تكون متداخلة أو تكون غير ملموسة ويصعب قياس حجمها. في النهاية، غالبًا ما يشار إلى النفقات والمصاريف الإدارية باسم «الصندوق الأسود» وتتجاهلها أو تهملها مبادرات التحسين
ولكن ما يعتبره الآخرون مجالاً للمشاكل، يراه التفكير الليّن فرصة لتحقيق وفر كبير. وعلى الرغم من أن تحديد حجم أنشطة التصنيع تبدو مهمّة أسهل، إلا أنه يمكن قياس حجم العمليات الادارية بالطريقة نفسها. في البيئة الادارية، هناك عدد كبير من الأنشطة والعمليات المساهمة في الهدر التي يمكن إلغائها او التخلص منها، ولكن غالبًا ما لا تحظى الفوائد التي يمكن توفيرها بالتقدير اللازم، أو لا يوجد آليات لقياس الهدر من العمليات الادارية.
وبما أن استلام الطلب ومعالجته يستغرق ما بين 50٪ و80٪ من إجمالي المهلة الزمنية ما بين استلام الطلب وتسليم المنتج أو الخدمة، فمن الواضح أنه يمكن إجراء تحسينات كبيرة تساهم في تخفّيض التكاليف وتحسين الربحية مع تفريغ الموظفين والموارد لمهامّ أخرى، بالإضافة الى اختصار المهلة الزمنية وتحسين القيمة من وجهة نظر العميل.
يتواجد الهدر في الوظائف الإدارية في اشكال مختلفة ومتعددة، فمن الممكن ان يتواجد الهدر عن طريق التنقل، او مناولة البضائع او المستندات، او من خلال إعادة اجراء اوعملية بسبب خلل ما، اوالانتظار للتواقيع من مدراء إدارات مختلفة بسبب البيرقراطية الزائدة داخل المؤسسة