أصبحت الرقمنة اللينة، في العالم التقني سريع الخطى اليوم، أداة أساسية للشركات لتحسين عملياتها وكفاءتها. وتدرك الحكومات في جميع أنحاء العالم الآن إمكانات الرقمنة اللينة لتبسيط أعمال وزاراتها، وتحسين تقديم الخدمات، وتعزيز مشاركة المواطنين. ومع ذلك، فإن تطبيق الرقمنة اللينة في الحكومات ليس بالأمر السهل، لأنه يتطلب نهجًا مختلفًا مقارنة بالقطاع الخاص.
ولذلك، ستوفر هذه المقالة بعض النصائح العملية حول كيفية تحسين وزارة حكومية باستخدام الرقمنة اللينة.
أساسيات تنفيذ الرقمنة الليّنة في الوزارات الحكومية
أولاً، من الضروري تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين في الوزارة. وهذا يتطلب إجراء مراجعة للعمليات والأنظمة الحالية لتحديد أي منها غير فعال أو زائدة عن الحاجة. ويمكن للحكومة، من خلال تحديد تدفقات العملية، تحديد كيفية تدفق المعلومات بين الدوائر وأصحاب المصلحة، وهذا من شأنه أن سيساعد في تحديد مجالات التأخير والازدواجية وأين يمكن تخصيص الموارد على النحو الأمثل.
ثانيًا، من الضروري خلق فهم مشترك لأهداف التحول الرقمي. وتتكون العديد من الوزارات الحكومية من إدارات وأصحاب مصلحة متعددين، مما يجعل عملية التحول الرقمي تحديًا. ويمكن أن يساعد إنشاء فهم مشترك لأهداف وغايات التحول الرقمي في مواءمة جميع الأطراف نحو رؤية مشتركة.
ثالثًا، من الضروري إشراك موظفي الحكومة في عملية التحول. وتقدم الرقمنة اللينة طريقة جديدة للعمل، ويجب تدريب الموظفين لتطوير مهارات وكفاءات جديدة. ويمكن أن يكون إنشاء بيئة للتعلم والتجريب أداة قيمة لتمكين الموظفين من تبني الأدوات والعمليات الرقمية.
رابعًا، يمكن أن يكون اعتماد منهجيات سريعة في عملية التحول الرقمي أداة مفيدة في التحول الرقمي الليّن للوزارة الحكومية. وسيسمح تنفيذ نهج قائم على التكرار للتحول الرقمي للحكومة بتطوير منتج عملي أدنى. ويمكن أن يساعد المنتج العملي الأدنى في تحديد النتائج المرجوة واختبار جدوى الخدمات الرقمية الجديدة مع المستخدمين، وبالتالي تقليل مخاطر الاستثمار في المنتجات الرقمية باهظة الثمن التي تفشل في تحقيق النتائج المرجوة للمواطنين.
أخيرًا، من الضروري السعي للتعاون مع الدوائر الحكومية الأخرى والقطاع الخاص والمواطنين في عملية التحول الرقمي. ويتجاوز هذا الأمر الطرق التقليدية لتطوير منتجات التكنولوجيا حيث يجب أن يكون التركيز موجهًا نحو إنشاء منصات وخدمات تؤثر بشكل إيجابي على رفاهية المواطن. ويمكن أن تساعد الشراكات التعاونية في زرع الأفكار، وتطوير عمليات وإجراءات جديدة بشكل مشترك، وتسخير الابتكار من أجل الصالح العام.
“من خلال تطبيق مبادئ الرقمنة اللينة، يمكن للوزارات الحكومية تبسيط عملياتها وتقليل الهدر وتقديم قيمة أكبر للمواطنين بشكل أسرع. وقد حان الوقت لكي تتبنى الحكومات العصر الرقمي وأن تعمل باستمرار على تحسين عملياتها لصالح الجميع “. سيف الشيشكلي، الشريك المؤسس والشريك الإداري، شركة المبادئ الأربعة.
التحديات في تطبيق الرقمنة الليّنة في الحكومات
ويتمثل أحد أهم التحديات في تطبيق الرقمنة اللينة في الحكومة في الافتقار إلى الخبرة الفنية والموارد. ومعظم العاملين في الحكومة ليسوا على دراية بالتكنولوجيا وقد لا يمتلكون المهارات المطلوبة لتنفيذ وإدارة نظام الرقمنة اللينة. وهذا يمكن أن يؤدي إلى تأخير وانقطاع في عملية التنفيذ. وللتغلب على هذا التحدي، من الضروري تدريب الموظفين على نطاق واسع على عمليات الرقمنة اللينة وإنشاء فريق من الخبراء الذين يمكنهم الإشراف على عملية التنفيذ ومراقبتها.
ويتمثل التحدي الآخر في مقاومة التغيير من الموظفين في المؤسسة الذين قد يكونون معتادين على الأساليب البيروقراطية التقليدية. ويتطلب تنفيذ نظام جديد تحولًا ثقافيًا، ويمكن أن تنشأ المقاومة من الأفراد غير الراغبين في تعديل طريقة عملهم.
ويتمثل أحد الحلول لهذا التحدي في تنفيذ برنامج إدارة التغيير لإعداد الموظفين للتغييرات المقبلة من خلال التواصل والتدريب والحوافز.
ويمكن أن تؤثر الميزانية غير الكافية أيضًا على تنفيذ الرقمنة اللينة في الحكومة. وقد يواجه قسم تكنولوجيا المعلومات قيودًا في الميزانية تحد من قدرته على شراء الأدوات والبنية التحتية والموارد المناسبة اللازمة لتنفيذ الرقمنة اللينة بنجاح. وقد يكون أحد الحلول الممكنة لهذا التحدي هو الضغط للحصول على تمويل إضافي أو إعطاء الأولوية لمراحل التنفيذ الأكثر أهمية.
“لا يقتصر تطبيق الرقمنة اللينة في الوزارات الحكومية على تحويل العمليات فحسب، بل يتعلق بتحويل العقليات. إنه يتطلب تحولًا في المنظور، واحتضانًا للتعاون، واستعدادًا للتكيف مع التغيير. وقد تبدو التحديات الداخلية شاقة، ولكن مع اتباع نهج منفتح والتزام بالتحسين المستمر، يمكن التغلب عليها، مما يمهد الطريق لحكومة أكثر كفاءة وفعالية. “باتريك ويبوش، الشريك المؤسس والشريك الإداري، شركة المبادئ الأربعة.
خلق الفوائد في الحكومات من خلال تطبيق الرقمنة الليّن
وعلى الرغم من التحديات التي تواجه تطبيق الرقمنة اللينة في الحكومة، إلا أن الفوائد عديدة. وتتمثل إحدى الفوائد المهمة في تقليل أوجه القصور التشغيلية، مثل تقليل العمليات المهدرة، والقضاء على المهام غير الضرورية، وزيادة الإنتاجية. وتهدف الرقمنة اللينة إلى تحديد الهدر والتخلص منها، مما يساعد في تقليل الأخطاء وزيادة الدقة في الخدمات الحكومية مثل الرعاية الصحية والرعاية الاجتماعية والتعليم.
وتوجد ميزة أخرى لتطبيق الرقمنة اللينة في الحكومة تتمثل في الجودة الأفضل للخدمة المقدمة للمواطنين. وتركز الرقمنة اللينة على تبسيط العمليات وضمان حصول المواطنين على خدمة سريعة ودقيقة ومتسقة. ونتيجة لذلك، يمكن للمواطنين التمتع بتقديم خدمات أفضل، مما يزيد من ثقتهم في الخدمات الحكومية.
وأخيرًا، يمكن أن تساعد الرقمنة اللينة في توفير أموال دافعي الضرائب من خلال عمليات أكثر كفاءة، وتقليل التكاليف المرتبطة بعدم الكفاءة مثل الأعمال الورقية غير الضرورية، والجهود المكررة، وإضاعة الوقت. ويمكن استخدام هذا التوفير في التكلفة لتحسين المرافق العامة أو تمويل برامج حكومية أكثر أهمية.
“يؤدي تطبيق ممارسات الرقمنة اللينة في الوزارات الحكومية إلى زيادة الكفاءة والشفافية والمساءلة. فهو يُمكِّن من اتخاذ القرار ويُمكِّن من استخدام الموارد بشكل أفضل، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الخدمات العامة للمواطنين “. مهدي شلحي، شريك، شركة المبادئ الأربعة.
“إن تبني ممارسات الطيران الرقمي الليّن يسمح بتواصل وتعاون أكثر فاعلية بين أصحاب المصلحة في الصناعة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل وتحسين جودة الخدمة.”، رؤوف الجماتي، مدير التحول الرقمي، شركة المبادئ الأربعة
عوامل النّجاح من تطبيق الرقمنة الليّنة في الحكومات
ويتمثل أحد عوامل نجاح تطبيق الرقمنة الليّنة في وزارة حكومية في الالتزام من جانب القيادة العليا، حيث يجب على القادة دعم النهج الرقمي وإظهار الاستعداد لتبني هذا التغيير، ويتضمن ذلك وضع رؤية واضحة بشأن ما يأملون في تحقيقه بالرقمنة الليّنة وإيصال فوائد النهج لأصحاب المصلحة وضمان توفر الموارد لدعمه، وقد أثبتت وزارة الصحة بالحكومة السعودية هذا النوع من القيادة مع برنامجها الصحي الإلكتروني، ويهدف هذا البرنامج رقمنة وتبسيط الخدمات الصحية في الدولة ونجح نتيجة التزام القيادة العليا بالمبادرة.
ومن بين عوامل النجاح الأخرى التركيز على صنع القرار المعتمد على البيانات، فالوزارات الحكومية تتمتع بالوصول إلى كميات كبيرة من البيانات التي يمكن الاستفادة منها لتحسين العمليات وتحسين تقديم الخدمة، ويمكن للوزارات الحكومية، من خلال جمع البيانات وتحليلها، تحديد أوجه القصور والمعوقات ومجالات التحسين. وتعتبر وزارة العدل السعودية خير مثال على هذا النهج، حيث نفذت الوزارة نظام عدالة ذكي يستخدم البيانات لرصد أوقات معالجة القضايا وتحديد المعوقات وتحسين أداء القضاة.
ويتمثل عامل النجاح الثالث في التعاون والتواصل، فتنفيذ الرقمنة الليّنة يتطلب التعاون الوثيق بين مختلف الدوائر والهيئات في الوزارة، حيث يجب أن تكون الدوائر على استعداد لمشاركة المعلومات والعمل معًا لتحسين العمليات ويجب أن يكون التواصل مفتوحًا وشفافًا. وقد أنشأ ت وزارة المالية في السعودية مركز خدمات مشتركة يوفر منصة مركزية للدوائر للتعاون ومشاركة الموارد. ونجح المركز في تحسين كفاءة العمليات المالية عبر مختلف الدوائر .
“يعتمد النجاح في تنفيذ الرقمنة اللينة في الوزارات الحكومية على الالتزام القوي بالشفافية والتعاون والتحسين المستمر، حيث يكون اتخاذ القرار المستند إلى البيانات والتركيز على المواطن في طليعة كل عملية”. رؤوف الجماتي، مدير التحول الرقمي، شركة المبادئ الأربعة.
تصميم نموذج تشغيلي لتنفيذ الرقمنة الليّنة بنجاح
ويستلزم نجاح تنفيذ نهج الرقمنة الليّنة نموذج تشغيل فعال للوزارات الحكومية.
ويعتبر نموذج التشغيل في الأساس مخطط لكيفية عمل وزارة حكومية، حيث إنه يوضح بالتفصيل الأدوار والمسؤوليات والعمليات والمهام المطلوبة لعمليات كفؤة وفعالة. ولكي تتمكن وزارة ما من تنفيذ الرقمنة اللينة بنجاح، يجب أن يتماشى نموذج التشغيل الخاص بها مع مبادئ التصنيع الخالي من الهدر وتطوير سريع.
وتتمثل الخطوة الأولي في تصميم نموذج تشغيل لوزارة تعتمد على الرقمنة اللينة في تحديد الأهداف والغايات الرئيسية للوزارة، وينبغي ربط هذه الأهداف باحتياجات وتوقيعات المواطنين مثل تحسين الوصول للخدمات الحكومية وزيادة الكفاءة وتخفيض التكاليف، وينبغي بعد ذلك تصميم نموذج التشغيل لدعم هذه الأهداف، مع التركيز على تمكين النماذج الأولية السريعة والتجريب والتحسين المستمر والتعاون بين الفرق.
ويعتبر هيكل الحكومة أحد الجوانب الهامة الأخرى في نموج التشغيل، فلكي تنجح الوزارة المعتمدة على الرقمنة الليّنة يجب أن يكون لديها أدوار ومسؤوليات شفافة وهيكلا حكوميًا يعزز المساءلة والشفافية، ويشمل ذلك تكوين فرق متعددة الوظائف تضم أصحاب المصلحة من مختلف الدوائر وكذلك ممثلين من الهيئات الحكومية ذات الصلة والقطاع الخاص.
إضافة إلى الحكومة، ينبغي أن يتناول نموذج التشغيل أيضًا عملية التنفيذ، وقد يتضمن ذلك استخدام منهجيات أجايل، بما في ذلك التطوير التكراري والتطوير المعتمد على الاختبارات والدمج والنشر المستمرين، وينبغي على الوزارة الاستفادة من التقنيات الناشئة مثل الحوسبة السحابية وتحليلات البيات الضخمة والتعلم الآلي من أجل الحصول على رؤى ثاقبة على احتياجات المواطنين وتفضيلاتهم وأتمتة المهام المملة والمستهلكة للوقت.
وأخيرًا يجب أن يتضمن نموذج التشغيل ثقافة التحسين المستمر، ويشمل ذلك خلق بيئة تعلم مستمرة يتم النظر فيها للأخطاء على أنها فرصًا للتحسين والشجيع على التجربة والمجازفة. وينبغي أن توفر الوزارة أيضًا تدريبًا مستمرًا وفرص للتطور لموظفيها فضلا عن الحوافز لأولئك الذين يساهمون في نجاح المؤسسة.
“لا يقتصر اعتماد نموذج تشغيل الرقمنة الليّنة على تبنى التكنولوجيا، بل أيضًا خلق ثقافة الابتكار والتحسين المستمر، ويمكن للوزارات الحكومية النجاح في تنفيذ الرقمنة اللينة من خلال التركيز على عمليات أجايل وصنع القرار المعتمد على البيانات والتعاون متعدد الوظائف لتقديم خدمات تتمحور حول المواطن بكفاءة وفعالية “. جيمس رايان، مستشار أول، شركة المبادئ الأربعة.
في وزارات الحكومة المملكة العربية السعودية نتائج مثبتة من تطبيق الرقمنة الليّنة
كانت المملكة العربية السعودية في طليعة التحول الرقمي في منطقة الشرق الأوسط، حيث أدركت المملكة إمكانية التكنولوجيا في تحسين الخدمات الحكومية وإنشاء نظامًا حكوميًا أكثر استجابة وفاعلية وتمحورًا حول المواطن.
ويتمثل أحد الأمثلة على الاستخدام الناجح لوزارة حكومية تعتمد على الرقمنة الليّنة بالمملكة العربية السعودية في مركز المعلومات الوطني، حيث تم إنشاء المركز عام 1985 لإدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالحكومة، وتطور على مدار السنوات إلى مؤسسة حيوية تدعم مختلف المبادرات الحكومية الإلكترونية.
وقد أطلق المركز مؤخرًا برنامج تحول رقمي شامل يهدف إلى تحسين الخدمات الحكومية باستخدام المنهجيات اللينة والتقنيات الرقمية، ويسعى البرنامج إلى تحسين رضا العملاء وتقليل البيروقراطية الحكومية وتبسيط العمليات للتمكين من تقديم الخدمات بشكل أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة.
ويوجد مثال آخر على نجاح تنفيذ وزارة حكومية تعتمد على الرقمنة الليّنة في المملكة العربية السعودية يتمثل في وزارة التجارة والاستثمار، حيث تتحمل الوزارة مسؤولية تعزيز وتنظيم التجارة والاستثمار في المملكة.
وقد أطلقت الوزارة، من أجل تعزيز تقديم خدماتها، بوابتها الإلكترونية، والتي توفر مكانًا شاملاً لجميع الخدمات الإلكترونية المتعلقة بالتجارة والاستثمار، حيث تتيح البوابة للشركات تقديم طلبات الحصول على التصاريح والرخص والتسجيلات عبر الإنترنت، وهو ما يقلل بشكل كبير الوقت والموارد اللازمين لمعالجة الطلبات.
وحظيت البوابة الإلكترونية بترحيب كبير من قبل الشركات والمواطنين على حد سواء، حيث يستعين ما يربوا عن 50% من الشركات بالبوابة في معاملاتهم. إضافة إلى ذلك، نفذت الوكالة نظام إدارة لينًا يمكنه من تحديد الهدر والقضاء عليه في عملياتها باستمرار.
ويستلزم تنفيذ الرقمنة الليّنة في الوزارات الحكومية تحديد مجالات التحسين وإشراء الموظفين الحكوميين وتبنى منهجيات سريعة وطلب التعاون مع الدوائر الأخرى والقطاع الخاص والمواطنين. ومع ذلك، فإنه يفرض أيضًا تحديات يجب التغلب عليها ويجب الاستفادة من المزايا. ويجب أن تتبنى الحكومة هذا النهج للتعامل مع التحديات الحكومية المعقدة وخلق مجتمعات أكثر شمولية. وقد أثبتت الوزرات الحكومية السعودية النجاح في تنفيذ مبادرات الرقمنة اللينة، ولكنه استلزم الالتزام من جانب القيادة العليا وصنع القرار المعتمد على البيانات والتعاون بين مختلف الدوائر . ويمكن أن يساعد نموذج التشغيل المصمم جيدًا على خلق حكومة أكثر استجابة وفاعلية وتمحورًا حول المواطن والتي يمكن أن تخدم مكوناتها بشكل أكثر فعالية في العصر الرقمي. وفي نهاية المطاف، يمكن للوزارة الحكومية المعتمدة على الرقمنة اللينة مساعدة المملكة العربية السعودية على تحقيق أهداف رؤية 2030 من خلال توفير نظام حكومي يركز على المواطن وممكن رقميًا.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيف يمكن لشركة المبادئ الأربعة مساعدة وزارتك الحكومية لتسخير قوة الرقمنة اللينة، يرجى الاتصال بنا عبر البريد الإلكتروني info@fourprinciples.com أو تليفونيًا على رقم +971 4368 2124.
